Cómo funciona una compra

Una compra tiene hasta tres documentos, y cada uno responde una pregunta distinta:

Documento	Pregunta que responde	Cuándo
Orden de compra	¿Qué le pedí al proveedor?	Antes
Recepción	¿Qué me llegó?	Cuando descarga el camión
Factura	¿Cuánto me cobraron?	Cuando llega el papel

Por qué están separados

Porque en la vida real no pasan juntos, y casi nunca coinciden. Pediste 100 y te mandaron 90; te llegaron las 100 pero te facturaron a un precio distinto del acordado.

Si todo fuera un solo documento, esas diferencias no tendrían dónde aparecer. Separados, el sistema puede compararlos y avisarte.

Es lo que en los sistemas grandes se llama conciliación a tres vías: pedido, recibido y facturado.

La división de responsabilidades

• La recepción es de cantidades. Quien recibe cuenta lo que llegó. No necesita —ni debería— conocer los precios.
• La factura fija el costo. Es el único documento que dice cuánto costó realmente.

Esa separación es también un control: quien recibe la mercadería no es quien decide cuánto se le paga al proveedor.

No siempre hace falta todo

Podés operar con compras directas, sin orden previa. Se configura en Compras.

Pero tené en cuenta que sin orden de compra el sistema no tiene el precio pactado, y la recepción entra sin costo hasta que llegue la factura. Ver De dónde sale el costo.